檔案整理
JPG、PDF、原始檔，傳文件該怎麼選？
照片給人看可先考慮 JPG，多頁附件適合 PDF。對方還要修改，就交原始檔。用四頁申請附件示範整理方法，並確認能否搜尋文字、簽章限制與整份容量。
格式看收件用途，指定規格優先
只給對方看一張照片，可以先考慮 JPG。多頁資料要依序閱讀，PDF 比分散的照片好整理。對方還要改文字、公式或投影片，就交能編輯的原始檔。收件單位已指定格式時，直接依它的要求準備，別只挑自己開得了的格式。
可編輯的原稿和閱讀用的 PDF 可以各留一份。下次更新先改原稿，再重新匯出 PDF；只改原稿卻寄出上次下載的 PDF，對方看到的仍是舊內容。透明標誌與電子簽署文件另有需求，下表一起列出，不能用同一種轉檔方式處理。
| 用途 | 可以先考慮 | 送出前要確認 |
|---|---|---|
| 查看一張照片 | JPG 或對方接受的圖片格式 | 細節清楚、方向正確，容量符合限制。 |
| 閱讀多頁資料 | 頁序、方向、頁數及文字可讀。 | |
| 繼續修改內文或公式 | 原始文件或試算表 | 對方有相容軟體，必要字型與附件齊全。 |
| 使用透明標誌 | PNG 或支援透明的 WebP | 接收平台接受該格式，透明區域有保留。 |
| 查驗電子簽署文件 | 原簽署檔案 | 依收件流程保留原件，別自行重組後取代它。 |
兩頁申請表加兩張照片，整理成四頁
假設收件方接受一般閱讀用 PDF，你有兩頁申請表，以及正面、背面各一張 JPG 證明照片。這次要交的是一份四頁文件。先把照片打開，轉正方向，看看邊角與小字是否拍清楚；原照片模糊，放進 PDF 也補不回細節。
到「圖片轉 PDF」，按正面、背面的順序排好兩張照片，做成兩頁附件。再到「PDF 合併」，先放申請表，後放附件。下載後應依序是兩頁申請表、正面照片、背面照片。這是依假設檔案安排的例子，不代表任何特定機關都接受這種交件方式。
若申請表有要驗證的簽章、可填寫欄位或其他特殊結構，先確認收件要求。本站 PDF 合併不支援表單、註解等特殊內容，不要把這類原件自行重組後交出去。合併會產生另一份檔案，畫面還看得到簽名，也不能據此認定原本的簽署驗證仍保留。
容量有上限，就看最後那份 PDF 的大小
若收件上限是 2 MB，要核對的是最後四頁 PDF 的大小。每張照片都小於 2 MB，不代表合併後也符合限制。本站「PDF 合併」只接合頁面，不能替你壓到指定容量；需要縮小時，先在小字仍清楚的前提下調整照片，再重做附件。
縮小尺寸和縮小容量是兩回事。4000 × 3000 的照片將最長邊設為 1920，等比例結果是 1920 × 1440。像素從 1,200 萬減為 276.48 萬，但檔案大小還受畫面內容、格式和壓縮設定影響，不能照像素比例推算。
接近上限時，作業系統和上傳網站可能因計量或取整方式顯示不同數字。留一點容量餘裕，再到目的地實際試傳。把 .png 改成 .jpg，或把 .jpg 改成 .pdf，都只改了檔名，檔案內部格式不會因此轉換。
- 圖片壓縮調整圖片最長邊、輸出格式及品質，下載後再確認大小。
要搜尋文字，別先截圖再轉檔
本站「圖片轉 PDF」會把影像放進 PDF 頁面，不會辨識照片裡的文字。畫面看得到姓名或日期，仍可能無法搜尋或選取。若原本有文字文件，優先從編輯軟體直接匯出 PDF，避免先截成圖片再轉檔。
收到掃描文件時，可以搜尋一個畫面中清楚可見的詞，再複製一小段到純文字編輯器核對。搜尋失敗不一定只因沒有文字層，也可能是辨識結果或字型處理有問題；回到原檔比較，才能知道該重新匯出還是處理掃描文字。
需要從掃描圖辨識文字時，另用支援 OCR 的軟體，並校對姓名、日期與金額。本網站目前沒有公開可用的 OCR 工具，「圖片轉 PDF」也不是文字辨識工具。
重開成品，確認內容、版本與分享範圍
從下載資料夾重新打開四頁成品，確認頁數正確，第三、四頁沒有對調，照片也不必側著看。先放大檢查小字，再把視窗縮到接近手機寬度，看看是否仍方便閱讀。編輯畫面沒問題，不能代替下載檔的核對。
檔名可用「申請附件_20260926.pdf」這類自己分得清楚的名稱，同時確認內容版本，避免寄錯同名舊檔。檔名不用放身分證字號或完整帳號。交給不同對象時，也要逐頁看這次是否都需要分享。
原始照片、申請表和交件成品各留一份。網站不會替你同步到雲端，瀏覽器畫面也不是備份。日後換照片或修申請表，回到原檔重做，比從壓縮後的副本補救可靠。
參考來源
- MDN：圖片格式指南說明 JPEG、PNG、WebP 的格式特性，以及哪些格式支援透明。
- Adobe：掃描文件成 PDF說明掃描影像與文字辨識的區別。本站圖片轉 PDF 不包含文字辨識。