活動準備

活動抽籤紀錄：抽前固定名單，抽後按候補順序處理

只有得獎截圖，無法回查漏名或缺席怎麼處理。用三個體驗名額的案例，整理名單版本、正取候補、重抽原因，以及公開結果和私人聯絡資料的分工。

SNYR 工具箱更新於 2026/10/22

得獎截圖之外，還要留下當時的名單

如果要辦活動抽籤，我會先把名單版本、候補順序和重抽條件定下來，再按抽取。結果截圖只能告訴你抽到了誰，遇到漏名、缺席或操作錯誤時，還是得回查當時用了哪份名單、原本怎麼約定。這些不能等結果出來才決定。

例如社區交換活動有三個體驗名額，抽完有人說自己漏在名單外，得獎者又有人不能來。只留三個名字的截圖，看不出誰原本合格、用了哪份名單，也無法決定下一步。這是假設活動，抽籤工具只從你給的項目選結果，不會審報名資格。

先公告報名截止時間、每人可參加幾次、是否必須到場，以及每人最多中幾個名額。文字不必長，能讓主持人遇到漏名或缺席時有依據就夠。

截止後先核對重複、資格與缺漏，再存正式名單，例如「體驗活動＿截止名單_v1」，並記下合格筆數。最後改了兩筆，就另存 v2，讓人看得出哪一版真正拿去抽。

正式抽取前，讓參加者用適當方式確認自己的活動代號在名單內。只提供核對資格需要的資訊，私人聯絡方式留在主辦者對照表，不必公開姓名、電話與全部報名內容。

截止後才有人說漏名，先別急著把人補進去。要查的是主辦者漏登、對方晚報名，還是資料無法辨認，原因不同，處理方式可能不同。我會先回查事前條件和整理過程，再決定下一步，不會抽過一輪後悄悄改名單重抽。

本例至少留下名單版本、有效筆數、抽取人數、是否可重複、抽取時間與結果代號。若轉盤逐位選出，再記各輪移除了哪些項目。下表能交代輸入與後續處理，截圖則補充當時畫面。

錄影能補抽取順序，不能自動證明資料沒改過，也不是工具的第三方認證。需要正式稽核、公證或特定平台抽選方式的活動，應採符合要求的流程，不能以一般工具錄影取代。

小型活動需要錄全程嗎？不一定。簡單表格加上不含敏感資訊的截圖，可能已足以交代名單、順序和結果。我會按活動需要留細節，避免為了「記完整」，反而把所有個資或無關背景畫面一起公開。

欄位未完整顯示時，可左右捲動表格。

若預期有人無法出席，我會在抽前就公告三位正取、兩位候補，按候補順序通知並設定確認期限。這樣有人放棄時，主持人知道下一位該找誰。也可以事先採「缺席就從剩餘名單再抽」的方式，但兩套規則要先選定，不能到時看結果再換。

操作錯誤、抽取人數填錯、拿錯名單版本時，先停止，保存錯誤畫面與原因，再照公告處理。別刪掉不喜歡的結果，只留下最後一次看起來合理的畫面。

同一家庭兩人都中選，看起來巧也不等於算錯。回查參加單位與兼得規則，允許的結果就不應只因不平均而重抽。是否重抽，本身也會改變選擇條件。

對外公布得獎代號、候補順序、確認期限與聯絡管道即可。內部保留代號對照與回覆狀態，不必把完整姓名、電話或地址放進公開清單。拍現場螢幕前，也看一下旁邊是否開著私人表單。

活動結束後，照原本告知的用途與必要範圍整理資料。結果、資格核對和聯絡資料的保存需求可以不同，不能因抽籤紀錄還有參考價值，就連所有報名附件一起長期留著。

最後，別讓紀錄停在「已抽出」。把「已通知」「已確認」「已遞補」分開記，接手的人才知道誰已回覆、下一位該通知誰。得獎者確認參加，或由候補補上之後，才算把這個名額安排好。